外資系IT企業が自社ワールドワイドイベントにパートナーを招待

外資系IT企業のH社は、海外本社主催で開催されるワールドワイドイベントに主要ユーザーや重要パートナー企業を招待。自社の最新技術を体験してもらうとともに、顧客やパートナー企業とのコミュニケーションを深めている。 VIPクラス150名をアメリカに招待するため、当社には交通などのスムーズな手配がオーダーされた。またイベント以外の時間においても、質の高い対応が求められた。

当社はまずWebサイトを活用した「参加者管理システム」を提案。参加者の状況が画面一つで分かり、担当者の負担が軽減されることをアピールした。現地では日本から参加した人だけのパーティーや本社訪問、アフターイベントとしてゴルフコンペなど多彩な提案が評価され、成約に至った。 実際の運営にあたっては、イベントの前後に別行動を取る参加者も多かった。添乗員は交通手配など可能な限り柔軟に対応し、個々の要望に応えた。